Teknolojinin her geçen saniye yeni ürünler ve yeni alanlarla hayatımıza girdiği, hayatın her alanında sayısallaşmanın kaçınılmaz olduğu günümüzde, kurumların kağıt üzerinde yürüyen süreçler, fiziksel arşivlerde, dosyalarda saklanan veriler ve geçmişten bugüne değişmeden gelen yöntemlerle ayakta kalması neredeyse imkansız hale gelmektedir. Kurumlar, değişen koşullar ve ihtiyaçlara göre iş süreçlerini yeniden gözden geçirip, tüm iş süreçlerini yalın ve yeni yöntemlerle yeniden tasarlamalıdır. Bu aşamada da süreçlere kaynaklık eden, sürecin girdisi olan, süreç içinde ortaya çıkan ya da süreç çıktısı olan verilerin sayısallaştırılması, tek noktada toplanması, izlenmesi ve raporlanması kurumun kendi iç ve dış süreçlerini iyileştirebilmesi için önemlidir. Süreçleri yenilerken, iyileştirirken ya da uyarlarken , tüm işleyişi kağıt üzerinde yürütülecek şekilde tasarlamak ya da kurum içi bağlantılı diğer süreçlerle bütünleşik olmayan bir yapı inşa etmek istenen sonuca ulaşılmasını engelleyecektir.
Doküman yönetim aracı ile birlikte kuruma ilişkin belleğin güçlendirilmesi, etkin şekilde yönetilmesi, grup ya da bölüm politikalarına göre gizlilik derecesiyle erişimin sağlanması, platform bağımsız ortamlardan veriye hızlı şekilde erişilmesi, yaşam döngüsü tamamlanan bilgilerin rafa kaldırılması, girdi verilerin çıktı verilere dönüştürülürken özel biçimlere göre aktarılması, değişmezlik garantisinin sağlanması ve üst (meta) etiketlerle aranan bilgilerin hızlıca ortaya çıkarılması kuruma farklı yönlerde yönetim anlamında yarar sağlayacaktır.
