Döküman Yönetimi

Teknolojinin her geçen saniye yeni ürünler ve yeni alanlarla hayatımıza girdiği, hayatın her alanında sayısallaşmanın kaçınılmaz olduğu günümüzde, kurumların kağıt üzerinde yürüyen süreçler, fiziksel arşivlerde, dosyalarda saklanan veriler ve geçmişten bugüne değişmeden gelen yöntemlerle ayakta kalması neredeyse imkansız hale gelmektedir. Kurumlar, değişen koşullar ve ihtiyaçlara göre iş süreçlerini yeniden gözden geçirip, tüm iş süreçlerini yalın ve yeni yöntemlerle yeniden tasarlamalıdır. Bu aşamada da süreçlere kaynaklık eden, sürecin girdisi olan, süreç içinde ortaya çıkan ya da süreç çıktısı olan verilerin sayısallaştırılması, tek noktada toplanması, izlenmesi ve raporlanması kurumun kendi iç ve dış süreçlerini iyileştirebilmesi için önemlidir. Süreçleri yenilerken, iyileştirirken ya da uyarlarken , tüm işleyişi kağıt üzerinde yürütülecek şekilde tasarlamak ya da kurum içi bağlantılı diğer süreçlerle bütünleşik olmayan bir yapı inşa etmek istenen sonuca ulaşılmasını engelleyecektir.

Doküman yönetim aracı ile birlikte kuruma ilişkin belleğin güçlendirilmesi, etkin şekilde yönetilmesi, grup ya da bölüm politikalarına göre gizlilik derecesiyle erişimin sağlanması, platform bağımsız ortamlardan veriye hızlı şekilde erişilmesi, yaşam döngüsü tamamlanan bilgilerin rafa kaldırılması, girdi verilerin çıktı verilere dönüştürülürken özel biçimlere göre aktarılması, değişmezlik garantisinin sağlanması ve üst (meta) etiketlerle aranan bilgilerin hızlıca ortaya çıkarılması kuruma farklı yönlerde yönetim anlamında yarar sağlayacaktır.

ÇÖZÜM ÖZELLİKLERİ


  • Form ve süreç tasarımı ile bütünleşik doküman yönetimi
  • Doküman saklama için süreç tabanlı ve özel form tabanlı etiketleme desteği
  • Dokümanların değişiminde (CheckIn-CheckOut) otomatik sürüm takibi
  • Doküman tipine göre dinamik süreç takibi belirleme
  • Kurum politikasına göre veri saklama desteği (retention)
  • Web tabanlı ya da farklı ortamlardaki verilerin düzenli şekilde okunarak doküman yönetim portalına aktarılması(Focus crawling)
  • Özel sözlük tabanlı indexleme teknolojisi ile sözlük içindeki kelirmelerden hızlı metin içi arama
  • Microsoft Ofis(word, outlook,) doküman yükleme eklentisi
  • Masa üstü (Windows Explorer) doküman yükleme eklentisi
  • Veri tabanı ya da SAN/NAS tabanlı disk üzerinde doküman saklama
  • Taranmış belgeler üzerinden içerik ayrıştırma, indexleme ve raporlama

KULLANIM FAYDALARI

  • Güçlü, yenilenebilir ve güncel kurum hafızası
  • Önemli bilgilere platform bağımsız hızlı erişim
  • Kağıt ortamındaki verilerin sayısallaştırılarak hızlı erişilebilir hale getirilmesi
  • Onayda bekleyen kağıt evraklara hızlı erişim ve yürüyen süreçlerin etkin hale getirilmesi
  • Kurumdaki diğer uygulamalarla tam entegrasyon sağlanarak tekrarlı verilerin ortadan kaldırılması
  • Microsoft ofis araçları üzerinden kullanım ile zaman maliyetinin azaltılması
  • Kuruma özel dilin indexlenerek veri erişiminde hızın arttırılması ve olası içerik yanlışların önüne geçilmesi
  • Doküman türlerine göre farklı iş akışının ve senaryonun kurgulanması ile özel doküman süreçlerin yönetilmesi

Bilgi almak için formu doldurunuz.